Archivage : objectifs et modalités d’intervention
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Les objectifs
Les interventions du service Archives visent à mettre en place une gestion réglementaire et durable des archives. Elles contribuent à :
- Aider les élus à se mettre en conformité vis-à-vis des obligations légales en matière d’archivage,
- Protéger les collectivités et les aider à défendre leurs intérêts,
- Aider les services dans leur fonctionnement quotidien grâce à une organisation optimale des archives,
- Préserver et valoriser le patrimoine des collectivités.
Le service exerce un rôle de facilitateur. Ses actions permettent aux collectivités d’être en conformité avec le contrôle scientifique et technique de l’État, et participent également à la mise en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données.
Les modalités d’intervention
Si vous souhaitez faire appel au service Archives, la démarche est la suivante :
- Demande d’intervention. Contactez le service Archives par mail ou par téléphone. La demande d’intervention doit émaner de l’autorité territoriale. Elle n’engage en rien la collectivité.
- État des lieux gratuit dans vos locaux. D’une durée d’environ ½ journée, il permet de faire le point sur la situation et les besoins précis, de relever le métrage linéaire et de prendre des photographies.
- Envoi du dossier de proposition de mission (compte rendu de l’état des lieux et plans d’intervention). Signature de la convention de mission d’archivage en cas de validation d’un ou plusieurs plan(s) d’intervention.
- Programmation de la mission, en fonction des impératifs de la collectivité et des possibilités du service.
Une mission d’archivage se compose de plusieurs modules complémentaires. Retrouvez le détail de nos interventions dans la rubrique « Archivage : nos prestations ».
Un service de proximité, facilitateur et adaptable !