Archivage : nos prestations

Selon les durées de conservation établies par le Service Interministériel des Archives de France, certains documents peuvent faire l’objet d’une procédure d’élimination.  

L’archiviste rédige un bordereau d’élimination et, avec l’accord de la collectivité, sollicite le visa réglementaire d’élimination auprès des Archives départementales.  

S’agissant d’archives publiques, le visa d’élimination est une obligation : il permet de détailler les documents proposés à l’élimination (et ainsi d’en conserver une trace) et de décharger la collectivité de toute responsabilité relative à la sélection des documents éliminables.  

Une fois le visa obtenu, la collectivité doit organiser la destruction des documents (frais de destruction à la charge de la collectivité). L’archiviste peut conseiller la collectivité sur les modalités pratiques de destruction (déchiquetage, incinération…).  

Le classement consiste à analyser l’ensemble des dossiers et à les organiser de façon réglementaire.  

Des éliminations sont à nouveau réalisées, fruit du tri approfondi dans les dossiers.  

Pour les archives définitives (à conserver indéfiniment), plusieurs outils de recherche sont produits : un plan de classement, des répertoires thématiques ou par service, un index. Ces archives seront reconditionnées dans du matériel neuf (frais de conditionnement à la charge de la collectivité). 

Pour les archives éliminables au terme de leur durée légale de conservation, un inventaire spécifique analyse également ces documents et les présente par année d’élimination afin de faciliter les éliminations des années ultérieures. 

Les communes de moins de 2000 habitants sont soumises à un dépôt obligatoire aux Archives départementales (sauf demande de dérogation). Les archives de plus de 2 000 habitants peuvent décider volontairement de procéder à un dépôt. Selon le contexte, des structures intercommunales peuvent également être amenées à envisager un dépôt. 

Les documents communaux concernés sont les documents de plus de 50 ans, et les registres d’état civil de plus de 120 ans. La collectivité reste propriétaire de ces documents, mais en confier la conservation aux Archives départementales lui permet de leur garantir des conditions de conservation optimales et de gagner de la place dans ses propres locaux. 

Quelle que soit la situation (dépôt obligatoire ou non), l’intervention du service Archives consiste à conseiller la collectivité et à proposer les documents pouvant faire l’objet d’un dépôt. C’est l’assemblée délibérante qui prend la décision au travers d’une délibération. La procédure comprend donc 2 étapes : l’élaboration d’un bordereau de proposition de dépôt, puis celle d’une fiche définitive de dépôt prenant en compte les éventuelles observations du Conseil municipal.  

Le transfert des documents à déposer se fait en concertation avec les Archives départementales, qui viennent généralement chercher les documents à l’occasion d’une visite. 

Après chaque élection municipale et même en cas de réélection, un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives doit être établi et accompagné d’un récolement des archives.  

Il s’agit de formaliser le transfert de la responsabilité sur les archives, de fournir au nouvel élu les éléments descriptifs du fonds pour l’aider à connaître le périmètre de cette responsabilité spécifique, et de délimiter les responsabilités respectives entre le mandat précédent et le nouveau mandat (notamment en cas d’anomalies constatées).  

Cette procédure permet également aux Archives départementales, dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État, de vérifier la bonne tenue du fonds d’un mandat à l’autre.  

L’archiviste remplit donc le procès-verbal et le récolement à l’aide du formulaire officiel transmis en amont aux collectivités. Après signature par l’élu sortant et le nouvel élu, un exemplaire est transmis aux Archives départementales, un autre à l’élu sortant, et un autre est conservé dans les archives de la collectivité.  

Cette démarche est obligatoire pour les communes, mais elle est désormais préconisée également pour les structures intercommunales. 

Un déménagement représente un moment sensible et non sans risque pour les archives. Une anticipation est essentielle pour procéder aux préparatifs nécessaires.

L’organisation d’un déménagement peut être variable selon la situation. Généralement, l’archiviste procède à un récolement sommaire des boîtes et au conditionnement d’un maximum d’archives. Une visite du local de destination est également utile pour réfléchir en amont aux opérations de rangement qui seront à mettre en œuvre le jour du déménagement. Si besoin, l’archiviste peut échanger avec les différents intervenants en vue de participer à la bonne coordination des opérations (services administratifs et techniques, déménageurs…).

L’organisation des opérations de transfert, le transfert lui-même, les coûts de conditionnement, d’aménagement et de transfert sont à la charge de la collectivité.

Le service Archives propose de pérenniser les résultats de l’archivage en aidant le personnel à s’approprier le fonctionnement du nouveau système d’archivage mis en place. Un guide de sensibilisation des agents est laissé à l’issue d’une ou de plusieurs séances individuelles ou collectives (l’organisation de ces séances dépend de l’organisation interne de la collectivité et de la disponibilité du personnel).

Cette séquence de sensibilisation ne saurait s’envisager seule, à savoir sans la réalisation préalable de la séquence de classement. Elle s’appuie en effet sur les résultats obtenus précédemment et sur la mise en place d’un nouveau mode de fonctionnement des archives de la collectivité. Elle est spécifique à chaque structure et n’a pas vocation à remplacer les formations dispensées notamment par le Centre National de la Fonction Publique Territoriale.

Des référents archives peuvent être formés aux principes plus avancés de l’archivage, afin d’être en mesure de veiller au bon maintien de l’archivage et de conseiller les autres agents.

Il s’agit d’une formation plus approfondie que la sensibilisation réalisée auprès des autres agents. Les procédures de mise à jour des éliminations et du classement sont au cœur de cette formation. Un guide méthodologique des référents archives est communiqué à l’issue de la séance.

Cette séquence de formation ne saurait s’envisager seule, à savoir sans la réalisation préalable de la séquence de classement. Elle s’appuie en effet sur les résultats obtenus précédemment et sur la mise en place d’un nouveau mode de fonctionnement des archives de la collectivité. Elle est spécifique à chaque structure et n’a pas vocation à remplacer les formations dispensées notamment par le Centre National de la Fonction Publique Territoriale.

Véritable prérequis à l’archivage électronique, une arborescence informatique revêt un enjeu capital. Une organisation optimisée des documents électroniques, au même titre que le classement des documents papier, contribue à garantir la cohérence dans la gestion des documents et la sécurité des données.

Cet accompagnement est articulé autour des étapes suivantes :

La livraison d’une arborescence standard ;

Deux réunions d’échanges afin de personnaliser l’arborescence ;

Un atelier « nommage des fichiers » : bonnes pratiques, exercices pratiques, fiche pratique ;

Un atelier « initiation au tri des documents électroniques » : modalités de tri, présentation de logiciels gratuits relatifs respectivement à l’analyse approfondie d’une arborescence, au renommage des fichiers, au dé-doublonnage ;

Un atelier « déploiement progressif de l’arborescence » : début de basculement des dossiers/fichiers dans la nouvelle arborescence.

Une réunion-bilan, afin de faire le point sur l’état d’avancement de la démarche.

Les résultats de cette prestation fondée sur le mode de l’accompagnement dépendent beaucoup du travail que les agents seront en mesure de réaliser par eux-mêmes, notamment entre les temps de présence de l’archiviste. Des séances complémentaires peuvent être organisées à la carte.